Heute mal ein richtig oberflächlicher Artikel – aber für manche Leute sind die Tipps darin dennoch hilfreich und neu.
In den unterschiedlichsten Berufen hat man mit E-Mails zu tun. Damit man den Überblick richtig behält und allen Personen gerecht wird, gebe ich in diesem Artikel ein paar Tipps dazu, wie man ein Postfach richtig managt.
Nachhaken, löschen, Spam melden, archivieren etc.
Jemand antwortet nicht auf eine E-Mail? Dann ist es nach einer gewissen Wartezeit nicht falsch, nachzuhaken. Seien Sie dabei aber bloß nicht zu nervig!
Löschen von E-Mails bietet sich immer dann an, wenn man die E-Mail nicht archivieren möchte – etwa, weil eine Behörde danach fragen könnte. So schafft man Speicherplatz im Postfach und behält einen besseren Überblick. Ich persönlich hebe mir nur auf, was ich wieder brauchen werde. Habe ich mich gegen ein bestimmtes Angebot entschieden, lösche ich es in vielen Fällen.
Spam melden: Ich persönlich gehe sehr vorsichtig mit dem Spam melden um. Mir ist es nämlich auch schon passiert, dass die wirklich interessanten E-Mails anderer in meinem Spam-Ordner erschienen sind – weil andere solche E-Mails wohl als Spam empfunden haben. In letzter Zeit habe ich E-Mails, die man auch einfach hätte löschen können, einfach kurz beantwortet und die Absender auf ihre Fehler hingewiesen. So zeigt man, dass man nett ist.
Aber manchmal ist das Spammelden wirklich angebracht: nämlich dann, wenn jemand aggressiv und absolut nicht konstruktiv vorgeht.
Auf den Absender achten und Phishing sofort als solches identifizieren
Du erhältst plötzlich eine E-Mail von einem auf den ersten Blick vertrauenswürdigen Absender und flippst auf Anhieb von dem Inhalt aus? Cool down! Lieber erst die E-Mail-Adresse des Absenders prüfen, denn oft siehst du nach kurzer Recherche sofort, dass es sich nicht um den offiziellen Absender handelt!
Ein großes Problem: Viele „Autoritätspersonen“ kennen sich im Internet nicht genügend aus; die Internetkompetenz reicht nicht aus, sodass sie alles richtig verstehen können
Bestimmt ist auch Ihnen mindestens ein Beispiel bekannt von einer Person, die als Autorität gilt, jedoch keine Ahnung von Phishing & Co. hat. Das kann ein Professor aus dem Fach Geschichte sein, der sich auf seine Sekretärin verlässt – aber Professoren traue ich in der Regel schon viel zu.
Die Kompetenz in diesem Bereich ist heute sehr wichtig, weshalb sich jeder entsprechend einarbeiten sollte.
Wenn man eine E-Mail gerade nicht beantworten kann
In München bin ich in Situationen gewesen, in denen ich umständehalber lieber erst später geantwortet habe.
Im Optimalfall weist man den Absender einer E-Mail auf diesen Umstand hin: „Ich kann Ihr Anliegen derzeit nicht zufriedenstellend beantworten bzw. diesem gerecht werden, da es zuvor noch dies und das zu klären gibt.“
Wichtig für den eigenen Leumund bzw. die Seriosität ist, dass man irgendwann doch noch antwortet. Ansonsten gerät man in Verruf.
Viele E-Mails müssen aber nicht einmal beantwortet werden – beispielsweise ist oft offensichtlich, dass der Absender lediglich einen lieben Gruß dalassen wollte oder auf Zahlungseingang wartet.
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